Organiseer uw vereniging goed: 5 tips
Nederland telt veel verenigingen. Voor het oprichten van een vereniging heeft u behalve een handdruk van elkaar eigenlijk niets nodig. Toch is het slim om een aantal zaken goed te regelen. Hoe betrekt u uw leden actief bij uw vereniging? En hoe beperkt u als bestuur uw aansprakelijkheid? 5 tips voor een goed georganiseerde vereniging.
1. Vastleggen bij de notaris
Het is niet verplicht om een vereniging via een notariële akte op te richten. Maar als u dit niet doet, kan een bestuurder de vereniging juridisch niet vertegenwoordigen en is hij of zij persoonlijk aansprakelijk. Oprichting via de notaris maakt het besturen makkelijker en beperkt de risico’s. In de oprichtingsakte of statuten staan de belangrijkste regels van de vereniging. Naast doel en doelgroep van de vereniging legt u in de statuten ook de vertegenwoordiging en het kiesrecht vast en hoe het gaat met benoemingen en met andere wijzigingen. Als u de tekst van deze akte wilt veranderen, moet een notaris dit regelen.
2. Huishoudelijk reglement
Niet alles wordt in de statuten geregeld. Andere regels schrijft u als vereniging op in een huishoudelijk reglement. De vereniging kan deze gemakkelijk zelf veranderen. In dit reglement staan zaken als:
- Hoe wordt iemand lid, hoe zit het met de contributie?
- Wat zijn de taken en bevoegdheden van het bestuur?
- Hoe besluiten het bestuur en de leden?
- Wanneer wordt er vergaderd?
- Wat zijn de regels voor gebruik van faciliteiten door leden.
3. Meer leden betrekken
Vele handen maken licht werk. Maar dat gaat niet vanzelf. Naast de voorzitter, secretaris en penningmeester kan een vereniging ook andere bestuursleden benoemen, die bijvoorbeeld een commissieleden. Door commissies in te stellen en leden taken te geven, betrekt u als bestuur meer leden actief bij de activiteiten. Commissies richten zich bijvoorbeeld op ledenwerving, kwaliteitsverbetering, evenementen, infrastructuur, PR/nieuwsbrief. Tenminste 1 keer per jaar, tijdens een algemene ledenvergadering, kunnen de leden stemmen over de resultaten, de nieuwe voorstellen en het (her-)benoemen en ontslaan van bestuurders. Door de corona-beperkingen mag de verplichte jaarvergadering momenteel voor iedere vereniging digitaal plaatsvinden.
4. Werken volgens een plancyclus
Een bestuur presenteert nieuwe voorstellen via een jaarplan en begroting aan de leden. Als u verder vooruit wilt kijken, stelt u als bestuur een beleidsplan of meerjarenplan op. Na het boekjaar informeert u de leden over de resultaten in geld en activiteiten. Als de algemene ledenvergadering hiermee instemt, dan verlenen de leden ‘decharge’ aan het bestuur. De leden ontlasten zo het bestuur van de aansprakelijkheid over het afgelopen verenigingsjaar. Met een bestuursaansprakelijkheidsverzekering is een bestuur verzekerd tegen schadeclaims na een bestuurlijke fout.
5. Bestuurswisselingen in het Handelsregister
Een vereniging die via de notaris is opgericht, is voor iedereen vindbaar in het KVK-Handelsregister. Bij wisseling van het bestuur is het belangrijk dat u dit aan het Handelsregister meldt. In dit register ligt vast wie op dat moment tekenbevoegd en aansprakelijk zijn voor de vereniging. Voor anderen is zo in het Handelsregister te controleren wie de vereniging vertegenwoordigen. En als u als bestuurder niet meer in functie bent, is het belangrijk dat dit ook in het Handelsregister is verwerkt, anders blijft u aansprakelijk, terwijl u niet meer actief bent. Alleen een besluit voor bestuurswisseling in de ledenvergadering is niet voldoende.
Bron: KVK